Lyhyesti todeten byrokratian paradoksi on siinä, että mikä tekee siitä niin hyvän, tekee samalla siitä niin huonon. Aloitan paradoksin purkamisen pohtimalla lyhyesti sitä mikä byrokratiassa on hyvää. Meillähän ei olisi talouden ja yhteiskunnan kannalta olennaisen tärkeitä isoja organisaatioita, jos ei olisi byrokratiaa. Vasta sen tuoma toiminnallinen vakaus mahdollisti organisaatioiden kasvattamisen kaaokseen sortumatta. Tähän tarvittiin hierarkiaa, jolla iso organisaatio purettiin hallittaviin palasiin ja virkatietä, joka vähensi kommunikaation muodot ja tarpeen tasolle, joka on teknisesti mahdollinen. Jos kaikkien olisi puhuttava kaikille kaikista ennen kuin mitään voidaan tehdä, juuri mitään ei voitaisi tehdä. Ei ainakaan isossa mittakaavassa.
Me emme pystyisi ilman byrokratiaa tuottamaan valtavaa joukkoa pääosin välttämättömiä päätöksiä, vaikkapa koskien kansalaisten asioita. Sen suorituskyky on tässä mielessä selvästi parempi kuin minkään muun järjestelmän. Byrokratia on rakennettu tuottamaan ongelmaan samansisältöinen ratkaisu samanlaiseksi tulkittavaa tilanteeseen. Se siis kykenee tehokkaasti monistamaan omaksumiaan ratkaisutapoja, ja selviää tällä selvästi isommasta määrästä ratkaistavia asioita kuin mahdolliset muut organisaatiot. Tavallaan byrokratia on ”kone”, joka tuottaa ennakoitavalla tavalla sen mitä se tuottaa, niin kuin se sen tuottaa.
Byrokratian varmuuden, hallittavuuden ja toistettavuuden kääntöpuoli aukeaa selkeimmin kun tarvittaisiin nopeita muutoksia. Koska byrokratia on luotu tuottamaan vakaasti ja ennakoidusti ”sitä samaa”, se ei hevillä käänny tuottamaan jotain muuta, eikä tuottamaan mitään muulla kuin omalla tavallaan. Joustavuus ei ole byrokratian vahvuus, vaan pikemminkin se ettei se jousta. Kun tarvitaan nopeita liikkeitä ja uusia innovatiivisia ratkaisuja, byrokratiasta tulee ongelma. Tätä sitten ratkaistaan luomalla vaikka väliaikaisia ”task force”-tyyppisiä järjestelyjä, joissa haetaan pienemmän ja matalamman organisaatioiden etuja isomman ja jähmeämmän byrokratian puitteissa.
Osa organisaatioiden paradoksit esiin nostaneista tutkijoista lähtee nyt siitä, ettei byrokratian paradoksin kaltaisia paradokseja voi ratkaista, vaan tulisi hyväksyä se, että organisaatioissa on paradokseja. Osa ei juuri näe mahdolliseksi organisaatiota ilman paradokseja. Päinvastoin kuin aikaisemmin ajateltiin, ne eivät uudemman tutkimuksen mukaan välttämättä ole suorituskyvyn rasitteita, vaan pikemmin pitävät sitä osaltaan yllä. Eivät kuitenkaan itsestään, vaan sopivalla tavalla johtamisessa huomioon otettuna. Byrokratian johtaminenkin – kutsuttakoon sitä nyt tässä vaikka julkiseksi johtamiseksi, vaikka byrokratia on kaikkien isojen organisaatioiden ominaisuus niiden julkisuudesta ja yksityisyydestä riippumatta – onnistuu jos se kykenee ottamaan väistämättömät paradoksit myös mahdollisuuksina. Se ei ainakaan minulta käy tuosta vaan, vaan vaatii oman ajattelun uudistumista. Siispä opettelen, opin ja välitän sanomaa eteenpäin, vaikka keskellä kesää.
Esa Hyyryläinen
