Vuodenvaihteen jälkeen elämä normalisoituu työpaikoilla, ja erilaiset kokoukset alkavat taas rullata. Monessa organisaatiossa käsissä on kohta varsinainen kokoussirkus. Allekirjoittanutkin saa siitä oman osansa. Kokouksia on ainakin kahdenlaisia. Hyvän kokouksen jälkeen on tunne, että tässä jotain meni eteenpäinkin. Valitettavasti on myös kokouksia, joissa jo tilanteen päällä ollessa tietää, että tässä tuhlataan nyt kaikkien aikaa. Tuloksia ei tule, eikä mitään konkreettista tahdo jäädä käteen.
Merkittävin tekijä hyvän ja vähemmän hyvän kokouksen välillä taitaa olla puheenjohtajuus. Erityisen haasteellista on johtaa kokousta, jolle on lyhyt asialista. Lyhyt lista houkuttaa usein pitkiin ja polveileviin puheenvuoroihin sekä teemasta irtautumiseen. Hyvä puheenjohtaja osaa kuitenkin lukea tilannetta niin, ettei jäädä junnaamaan turhanpäiväiseen. Hän ei blokkaa keskustelua pois, vaan osaa pitää sen asiassa josta pitikin kokouksessa keskustella. Huono puheenjohtaja taas ei osaa tätä. Hän haluaa myös usein itse olla kokouksen keskipiste. Tämä luo huonon lähtökohdan kuuntelemiseen, joka on kokouksen puheenjohtajan keskeisin taito.
Osalle kokouksia on ilmiselvä tarve. On esimerkiksi pakko sopia jostain, että kaikki voivat jatkaa työtänsä ongelmitta kohti omia ja yhteisiä tavoitteitaan. Muillakin kokouksilla on tarkoitus, mutta ei ehkä aina se mitä ensin ajattelisi. Niissä kun tavoitteet eivät aina kirkastu, eivätkä vaikkapa toiminnan päällekkäisyydet liiemmin poistu. Ihmiset ovat vaan saattaneet tottua siihen, että kokouksia sillä tietyllä kaavalla on pakko olla, vaikkei niistä nyt kovin kummoisia tuloksia odotetakaan. Kokous palvelee tällöin joitain hankalammin kuvattavia organisatorisia ja sosiaalisia tarpeita. Niilläkin on merkityksensä, mutta olen vakuuttunut siitä että tällaiset tarpeet voidaan tyydyttää kokouksia pitämättäkin.
Vaikka kokous olisi kuinka hyvä tahansa, varsinainen työ tapahtuu oikeastaan sitä ennen ja sen jälkeen. Kokous ei myöskään ole itsetarkoitus. Siksipä kokouksen koolle kutsumista ei kannata pitää primäärinä vaihtoehtona jos asia on muutenkin ratkaistavissa. Vaikka on mahdollista, että joissain organisaatioissa on liian vähän kokouksia, minusta ongelma on se että niitä on liian usein. Organisaatiossa, jossa kutakuinkin sama pieni joukko avaintoimijoita kokoontuu vähänväliä eri ”toimieliminä”, on myös mahdollisesti jotain pielessä. Se viittaisi mm. siihen, ettei organisaatiossa ole oivallettu koon tarjoamia mahdollisuuksia, vaan toimitaan kuin oltaisiin suurempi organisaatio. Kokoustarpeen runsaus voi olla myös suora seuraus organisaatiorakenteen turhasta mutkikkuudesta.
Täydellistä organisaatiota ei ole olemassakaan, mutta yksinkertainen rakenne toimii yleensä paremmin kuin mutkikas. Ainakin kokouksia pitäisi sen puitteissa olla vähemmän. Vähemmän on kokouksien osalta pääsääntöisesti enemmän. Toiveeni vuodelle 2017 on siksi istua vähemmän kokouksia, ja mielellään vain kokouksia, joilla on oikeasti merkitystä.
Esa Hyyryläinen
