Oli pakko tarttua näppäimistöön ja päästää kunnolla ulos ihmetys, josta olen viimeksi tänään keskustellut eräiden kollegoiden kanssa. Mistä ihmeestä kumpuaa tässäkin yliopistossa aika vahvana esiintyvä viehtymys kerätä tiedot talteen lomakkeella silloin kun voisi puhua suoraan ihmisellekin? Lomake on pohjimmiltaan silkkaa byrokratiaa, ja kuten byrokratia yleensäkin, toimii erinomaisesti kun kyse on suuren mittakaavan toiminnasta. Tällöin on ymmärrettävä tarve pitää homma kasassa mm. keräämällä kaikilta samat tiedot samalla tavalla. Siinä lomake on parhaimmillaan. Se tulee vielä tavallaan täydelliseksi, jos se on myös suunniteltu niin, ettei kenenkään ihmisen tarvitse viedä manuaalisesti lomakkeen tietoja järjestelmiin.
Meillä, ja monessa monessa muussakin paikassa, lomakkeella kerätään tietoja asioista jotka realisoituvat aika harvoin. Usein tällöin myös lomakkeen tiedot vie systeemiin ihminen, jolle olisi voinut puhuakin ja kertoa kaiken mitä sinne järjestelmään tarvitaan. Mihin lomaketta tarvitaan tällaisessa erittäin pienimuotoisessa toiminnassa? Mitä hyötyä siitä on silloin kun voisi yhdellä puhelinsoitolla tai sähköpostilla selvittää saman nopeammin, ja selvästi inhimillisemmin?
Nyt ollaan vaikeasti aukeavien asioiden äärellä. Tarjoan kuitenkin muutamaa selittävää tekijää. Lomakkeen käyttö harvojen asioiden käsittelyssä kertoo ajatusmallista, joka on jollain tavalla vääristynyt byrokraattisuuden suuntaan. Sen puitteissa on mahdollista nähdä rationaaliseksi toimia kuten suuressa mittakaavassa toimitaan, vaikkei käsiteltävien tapausten määrä sitä mitenkään oikeuta. Lopulta ei sitten ollakaan rationaalisia, vaan kaikkea muuta. Siihenkin saattaa olla syitä, että joku mieltää toimintansa volyymiltaan isommaksi kuin se varsinaisesti on. Tässähän on kysymys helposti jonkinlaisesta puolustautumisesta tehokkuutta ja tuottavuutta edellyttävässä maailmassamme. ”Ammattimaisuuden” voi myös ymmärtää edellyttävän ammattilaisen työkalut, byrokraatilla siis mm. lomakkeet. Pahimmillaan tähän luo tarvetta se, että työnjaossa joillekin on ehkä kertynyt niin vähän töitä, että on pakko rakennella ”bufferoivia” mekanismeja väliin, ettei tämä suoraan näy. Käy se lomake sellaisestakin.
Siirryn kehittämisehdotuksiin, vaikken nyt löytänytkään tähän hätään sitä lomaketta, jolla ne voi jättää käsiteltäväksi. Otetaan koppi sääntelyn purkamisen hengestä, ja käynnistetään myös lomakehallinnonpurkuprosessi. Jos siinä hyvin käy, pääsemme taas puhumaan enemmän ihmiselle suoraan sen sijaan, että lähettelemme lomakkeita toisillemme. Pitäköön esimerkiksi suuren mittakaavan Kela lomakkeensa, luovutaan me muut niistä niin pitkälle kuin mahdollista. Murretaan tuo ”management by lomake”.
Esa Hyyryläinen
