Santeri Salokivi (1886-1940): Sadonkorjuu (1937)

Rutiinit ratkaisevat

blog

Omia tavoitteitaan ei tarvitse koko ajan miettiä, jos ne ovat järkeviä ja toteutus rutiinia.

Muutaman vuoden takaisessa selvityksessään Maarika Maury tuli tulokseen, että strategiat jäävät tuntemattomaksi sanahelinäksi yritysten henkilöstölle. Johdonkaan tulokset eivät mairittele. Ylimmästä johdosta 13 prosenttia ja keskijohdosta vain kahdeksan prosenttia pystyi ilmaisemaan strategian niin kuin se on yrityksessä määritelty. Jos johto ei tunne tai muista strategiaansa, vielä vähemmän on syytä olettaa, että henkilöstö muistaisi.

Strategian muistamisella ei kuitenkaan välttämättä ole suurta väliä. Voi riittää, että toiminnan tavoitteet ovat järkeviä ja niiden saavuttamiseksi on luotu hyviä ja toimivia rutiineja. Sen jälkeen työn pitäisi olla helppoa kuin heinänteko. Vai onko?

Vaikea kuvitellakaan, että mikään organisaatio haahuilisi päämäärättömästi tahallaan. Väliaikainen hapuilu voi kuitenkin olla tietoista, jos yritys joutuu olosuhteiden tai liiketoimintansa ongelmien takia suuntautumaan radikaalisti uudelleen. Tahaton haahuilu taas voi johtua siitä, että organisaatiossa on jäänyt tunnistamatta tavoitteiden epäselvyys ja toimintatapojen ongelmat.

Oletettavasti kaikki organisaatiot haluavat, että omalla toiminnalla olisi selkeä suunta ja päämäärä. Sitä ne pyrkivät ilmaisemaan strategioissaan ja visiolauseissaan. Strategisilla tavoitteilla tähdätään toiminnan järkeistämiseen ja jäntevöittämiseen. Strategia tarkoittaa pelkistetysti keinoja päästä haluttuun tavoitteeseen.

Tottahan toki yksilötkin asettavat itselleen tavoitteita. Yksi aikoo hiihtää seuraavana talvena 1 000 kilometriä, toinen päästä eroon tupakasta, kolmas olla ystävällisempi kumppanilleen. Tavoitteet tuovat sisältöä elämään, ja jotkin tavoitteet ovat tärkeämpiä kuin toiset. Yrityksissä ja muissa organisaatioissa tärkeimpiä tavoitteita sanotaan strategisiksi.

Tavoitteiden saavuttaminen on palkitsevaa, kun taas niiden saavuttamatta jääminen turhauttaa ja aiheuttaa mielipahaa. Siksi joku suosittaa elämänohjeeksi tavoitteista luopumista: jos ei ole tavoitteita, ei ole myöskään niiden saavuttamatta jäämisen aiheuttamaa pettymystä tai epävarmuutta. Tässä on jotain samaa kuin buddhalaisessa viisaudessa, että kärsimys johtuu itsekkäästä halusta ja takertumisesta.

Valinta tavoitteiden asettamisen ja niistä tyystin luopumisen välillä on kuitenkin vain teoreettinen. Ihmisiin on sisään leivottu haluaminen ja tavoitteiden asettaminen, ja perustarpeiden tyydyttäminen on suorastaan elinehto. Täysin haluton ja tavoitteeton elämä merkitsisi kuolemaa. Sama pätee yrityksiin ja muihin organisaatioihin.

Tässäpä onkin paradoksi: jos tavoittelee tavoitteetonta elämää, tavoittelee jotakin. Eräällä ehdolla tavoitteet voi kuitenkin unohtaa ainakin hetkeksi.

Hyvät käytännöt ovat tavoitteitakin tärkeämpiä. Sellaisilla käytännöillä tulee automaattisesti tehtyä oikeita ja hyödyllisiä asioita. Silloin ei tarvitse koko ajan muistuttaa itseään olemassaolonsa tarkoituksesta tai toimintansa päämäärästä. Riittää, että rutiinit edistävät halutun tavoitteen saavuttamista. Siksi lapsiakin opetetaan rutiineihin: syömään, nukkumaan ja pesemään hampaansa.

Saatat huomauttaa, että jäitpäs kiinni: tavoitteita tarvitaan sittenkin! – Näin on: jos haluaa saavuttaa jotain, päämäärän hahmottaminen on eduksi. Kannattaa myös miettiä, onko päämäärä oikea, hyvä, tarpeellinen, hyödyllinen vai jotain muuta.

Jos tavoite kestää kriittisen tarkastelun, seuraavaksi mietitään, mitkä käytännöt ja toimintatavat voisivat edistää tavoitteen saavuttamista. Samalla voi miettiä, mikä vaikeuttaa tavoitteen saavuttamista.

Tavoitteiden, uskomusten ja tekojen väliseen yhteyteen kiinni huomiota jo Aristoteles. Hän esitti, että niiden suhdetta voidaan kuvata seuraavanlaisella päätelmällä (ks. Simo Knuuttilan selitykset Nikomakhoksen etiikkaan, 2005, s. 210):

Tätä päätelmää – praktista syllogismia – voidaan Aristoteleen mukaan käyttää tarkoituksellisen toiminnan selittämiseen. Päätelmä on käytännöllinen, sillä siinä päätellään yksilön tai ryhmän käyttäytyminen toimijan motiivien ja uskomusten perusteella.

Kun hyödylliset ja haitalliset käytännöt on tunnistettu, ja hyödylliset käytännöt on resursoitu ja tehty mahdollisiksi, tavoitteet saa ”unohtaa”. Tavoitteiden sijasta voi keskittyä rutiineihin – ainakin siihen asti, kunnes tavoitteita on tarpeen arvioida uudelleen.

Parasta mitä huonoille ja epärelevanteille tavoitteille voi tapahtua on se, että ne unohtuvat eikä niiden toteuttamiseksi synny rutiineja.

Vaikeus tehdä ja omaksua oikeita rutiineja ei välttämättä johdu laiskuudesta. Rutiinien luomisen ja niissä pysymisen vaikeus voi johtua esimerkiksi siitä, että tehtävät ovat niin monitahoisia, että on vaikea päättää, mistä aloittaa ja miten edetä. Vaikeus voi piillä myös siinä, että muut tehtävät ovat kiinnostavampia kuin rutiinit, joihin pitäisi keskittyä.

Olisi kiinnostavaa selvittää, miten vahvasti organisaation menestys korreloi sen johdon ja henkilöstön ”strategiamuistin” kanssa. Edellä esitetyn perusteella veikkaisin, että ei välttämättä kovin vahvasti. Tekoälykin suoriutuu tehtävistään hienosti, vaikka sillä ei ole hajuakaan isosta kuvasta tai toimintansa tarkoituksesta. Rutiinit ratkaisevat.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Viimeisimmät postaukset

Tommi Lehtonen

Tommi Lehtonen - Ajatusyhteys

Kirjoittaja toimii vastuullisuus- ja eettisyysjohtajana Vaasan yliopistossa.