Pöytäkone, lankapuhelin ja pölyinen kopiohuone. Vielä hetki sitten nämä olivat tietotyöntekijän arkea, mutta vauhdilla kehittyvät sähköiset ratkaisut ovat tehneet niistä työelämän eilistä. Viime vuosikymmen mullisti toimistotyön mobiiliksi ja sittemmin digitaaliseksi. Viestintävälineiden, arkistojen, allekirjoitusten ja monen muun asian sähköistyminen on vapauttanut työtehtäviä ajasta ja paikasta riippumattomiksi. Iso osa tietotyöstä tehdään nykyisin digitaalisesti. Tässä kirjoituksessa pohdimmekin, mitä digitaalinen työympäristö tarkoittaa työarjessa.
Suomi mitalipallilla digitalisaatiossa
Suomi on digimaailmassa edelläkävijä ja voitti hopeaa vuoden 2020 Digibarometrissa. Barometri perustuu 22 maan väliseen vertailuun digitaalisuuden hyödyntämisessä. Sillä mitataan yritysten sähköisten hankintojen määrää sekä erilaisten teknologioiden hyödyntämistä yrityksissä, kuten laajakaistan, pilvipalvelujen, viestintävälineiden ja sosiaalisen median käyttöastetta. Tilastokeskuksen vuoden 2019 katsaus osoittaa, että kaikilla suomalaisilla yrityksillä oli käytössä Internet ja jopa 74% yrityksistä hyödynsi maksullisia pilvipalveluja.
Digitaalista edellytyksistä huolimatta etätyö suomalaisissa organisaatioissa on perinteisesti ollut vähäistä. Vuoden 2019 työolobarometrin mukaan viime vuonna etätyötä Suomessa teki säännöllisesti vain vajaa neljännes (23%), kun enemmistö (63%) ei tehnyt etätyötä lainkaan. COVID-19-pandemiaa seuranneiden etätyösuositusten myötä moni organisaatio olikin täyskäännöksen edessä. Vaikka digitaalisten ratkaisujen hyödyntäminen osana työarkea oli useimmille ennestään tuttua, vain harvalle digitaalinen ympäristö oli ollut ensisijainen työskentelymuoto. Etätyöhön siirryttäessä tehtiin samalla digiloikka.
Mitä tarkoitamme digitaalisella ympäristöllä?
Digitaalinen ympäristö on arkikielestä tuttu termi, mutta käsitteenä se on tuore ja vielä vailla yksiselitteistä merkitystä. Jos kirjoitat hakukoneeseen “Digitaalinen työympäristö”, saat luultavasti tulokseksi yhtä monta määritelmää kuin osumaa. Minimissään digitaalinen työympäristö on laite, jossa on verkkoyhteys. Laajimmillaan se käsittää kaikki laitteet, ohjelmat ja sovellukset, joita työntekijä tarvitsee voidakseen suorittaa työtehtävänsä. Jälkimmäinen voi sisältää laajan kirjon ohjelmia, toiminnanohjausjärjestelmästä chat-sovellukseen. Alunperin käsite digitaalinen työympäristö syntyikin vastineeksi fyysisen työympäristön käsitteelle.
Digitaalinen työympäristö rinnastetaan välillä Intranettiin tai siitä hieman laajempaan kokonaisuuteen viestintä- ja verkostoitumistyökaluja. Tämä rajaus korostaa viestinnän ja vuorovaikutuksen merkitystä. Toisinaan digitaalinen ympäristö mielletään alustana, johon on integroitu työprosessit, viestintä ja muita organisaation käyttämiä ohjelmistoja. Digiarki luonnollisesti helpottuu, kun käytössä on yhtenäinen työkalujen kokonaisuus, johon riittää yksi sisäänkirjautuminen, ja ohjelmilla on selkeä käyttötarkoitus.
Työntekijän tarpeisiin rakentuva ympäristö
Jos digitaalisen ympäristön sisältöä tarkastelee etätyöntekijän tarpeiden näkökulmasta, on lähtökohtana se, että digitaalisen ympäristön on mahdollistettava samojen työtehtävien suorittaminen kuin fyysisellä työpaikalla. Siitä nousee esiin neljä eri perustarvetta; infrastruktuuri, digitaaliset prosessit, viestintätyökalut ja itsensä johtaminen.
Kuva 1. Digitaalisen työympäristön osa-alueet
1. Infrastruktuuri
Siirryttäessä toimistolta etätyöhön, tarvitaan ensimmäisenä laite ja toimivat yhteydet. Kansainvälisessä konsernissa toimiva johtaja kuvaa asiaa näin: “Kun maaliskuussa etätyösuositukset tulivat käytäntöön, ensimmäinen askel etätyöhön siirtymisessä näyttäytyi siten, että asiantuntijamme hakivat laitteensa toimistolta.” Samoilla linjoilla on myös parin vuoden takainen, henkilöstöpalveluja tarjoavan Randstadin teettämä työtyytyväisyysselvitys, jonka mukaan tärkeimmät vaikuttajat työntekijätyytyväisyydessä ovat kaikessa yksinkertaisuudessaan tietokone ja verkkoyhteys.
2. Digitaaliset työprosessit
Työprosessit ovat välttämättömiä organisaation toiminnalle ja niiden jatkuvuus on pystyttävä varmistamaan myös etätyössä. Liiketoiminnassa prosessit voidaan jakaa strategisiin, operationaalisiin ja tukiprosesseihin. Strategiset prosessit liittyvät toiminnan kehittämiseen, operationaalisiin prosesseihin luetaan tuotanto ja kaupallinen toiminta. Tukiprosessit, kuten HR ja talous mahdollistavat organisaation toiminnan.
Tilastokeskus on selvittänyt liiketoiminnan sähköistymistä suomalaisissa yrityksissä. Vuonna 2019 valtaosalla (84%) suurista suomalaisista yrityksistä oli käytössä toiminnanohjausjärjestelmä (84%) sekä asiakkuuden hallinnan tietojärjestelmä (74%). Pienemmissä yrityksissä käyttömäärät olivat matalammat. Digitaaliset prosessit luovat edellytykset yhä älykkäämmän automaation soveltamiseen. Digitaalisen työympäristön hyödyntäjä voi esimerkiksi hankkia työkaveriksi ohjelmistorobotin, joka tekee tylsät rutiinit eli säännönmukaiset digitaaliseen lähdetietoon perustuvat tehtävät. Laajojen digitaalisten aineistojen prosessointiin soveltuu koneoppiminen, joka etsii datasta säännönmukaisuuksia vaikka ennustamisen tai päätöksenteon tueksi. Työprosessien digitalisoinnissa haetaan usein automaation avulla kustannussäästöjä, mutta digitalisaatio on paljon muutakin kuin prosessien tehostamista. Digitaalisessa arvonluonnissa keskiössä on uudenlainen ihmiskeskeinen ajattelu ja digitalisaatiolla lisäarvon tuottaminen loppukäyttäjälle.
Työprosessien tuottaminen edellyttää tehokasta vuorovaikutusta sidosryhmien välillä. Vuorovaikutukseen liittyvien työvaiheiden kehittämiseen on kiinnitettävä huomiota digitaalista ympäristöä rakennettaessa. Tietokonevälitteistä kommunikaatiota on tutkittu mm. sosiaalisen läsnäolon teorian valossa. Toteutuessaan sosiaalinen läsnäolo vahvistaa viestinnän vaikutusta. Sosiaalista läsnäolon tunnetta lisäävät viestinnässä välittyvät sosiaaliset vihjeet, kuten eleet ja ilmeet sekä tunne osallisuudesta ja yhteenkuulumisesta. Eri viestintäkanavat luovat vaihtelevat mahdollisuudet sosiaalisen läsnäolon syntymiselle.
Esimerkiksi Intranetin rooli on perinteisesti ollut informatiivinen, kun taas uudemmat ratkaisut huomioivat sosiaalisen vuorovaikutuksen. Yhteenkuuluvuutta luovat erilaiset virtuaaliset ryhmätyötilat ja esimerkiksi sisäinen sosiaalinen media. Modernimmat ratkaisut hyödyntävät virtuaalitodellisuutta, jolla voidaan luoda entistä aidommat puitteet sosiaaliselle läsnäololle. Virtuaalitodellisuuden hyödyt ulottuvat pitkälle työprosesseihin, sillä sen avulla on mahdollista luoda edellytykset kohteiden tai skenaarioiden moniulotteiselle hahmottamiselle, jolloin esimerkiksi kehitys- ja testaustyö helpottuvat.
4. Itsensä johtaminen
Kun lähijohtaja ei ole lähettyvillä ohjaamassa päivittäistä työtä, oman työn organisoinnin taito on valttia. Itsensä johtaminen nähdään keskeisenä tulevaisuuden työelämätaitona. Itseään johtavalla on tarvittavat taidot oman ajan hallintaan, oman työn suunnitteluun, oman jaksamisen arviointiin ja stressinhallintaan sekä elinikäiseen oppimiseen. Ideaalitilanteessa monipuolinen digitaalinen työympäristö tarjoaisi edellytykset myös näiden taitojen kehittämiselle ja toteuttamiselle.
Kaiken kaikkiaan digitaalinen työympäristö on käsitteenä joustava. Organisaatiot tulkitsevat ja rakentavat sen omalla tavallaan, organisaation tarpeiden mukaan. Parhaimmillaan digitaalinen ympäristö on uusiutuva ekosysteemi, joka täyttää organisaation ja työntekijän tarpeet sekä vastaa muutoksiin. Rinnalleen se kuitenkin tarvitsee selkeät käytännöt ja toimintaperiaatteet, joiden varassa työprosessit ja työyhteisön vuorovaikutus sujuvat jouhevasti.
Tullut jäädäkseen
Digitaalisen työympäristön merkitys kasvaa edelleen lähitulevaisuudessa. Muun muassa McKinseyn kesäkuussa julkaisema “Future of Work” -raportti ennustaa, että etätyön yleistyminen pandemian jälkeisessä maailmassa on pysyvää. Samansuuntaisia havaintoja teimme myös LEADIS-hankkeessa kerätyssä selvityksessä. Yritysaineistossa 82% vastaajista (n=1254) haluaa tulevaisuudessa tehdä enemmän etätöitä ja opetusalan ammattilaisistakin 39% toivoi voivansa tehdä enemmän etätöitä jatkossa.
Laajemmassa kuvassa etätyöllä on tärkeä merkitys työllistymisessä, etenkin harvemmin asutuilla alueilla. Myös yritykset voivat parantaa kilpailukykyään rekrytoimalla osaamista laajemmalta maantieteelliseltä alueelta. Kilpailukykyisten organisaatioiden onkin pystyttävä tarjoamaan monipuoliset työjärjestelyt sekä tarpeita vastaava digitaalinen työympäristö nyt ja tulevaisuudessa.
Katso myös kirjoitus vuorovaikutuksellisten työkalujen hyödyntämisestä tiimityössä.
